Hinter den Kulissen – Wie kommt die Eintrittskarte in Ihre Hände
Hinter den Kulissen – Wie kommt die Eintrittskarte in Ihre Hände
“Ein Konzertticket kostet 80 €. Das Konzert hat nichts gekostet.“
Anonym
Liebe Opernfreundin, lieber Opernfreund,
es ist so einfach – online buchen oder anrufen, Ticket bestellen, in die Oper gehen.
Aber was muss eigentlich alles passieren, damit es für Sie so einfach ist, sich mit einem unvergesslichen Vergnügen zu belohnen? Ich durfte selbst einige Monate im Ticketing von Immling lernen und darf Ihnen verraten, dass es nicht ganz so einfach ist, wie es aussieht. Hinter den Kulissen braucht es eine fein abgestimmte Maschinerie, damit so etwas möglichst reibungslos verläuft, und die Verantwortung für jene, die im Ticketing arbeiten, ist riesig. Also plaudere ich mal ein bisschen aus dem Nähkästchen …
Ende September geht es nach wohlverdientem Urlaub sofort mit der Planung los. Das Ticketing übermittelt die Wünsche der Kunden, denn die Menschen aus dem Ticket-Büro sind Ihr direkter Kontakt für Feedback und Anregungen. Auch bei der Flyergestaltung werden vom verlängerten Arm des Publikums alle Wünsche weitergegeben. Den Saalplan bitte farblich gut unterscheidbar anlegen, damit die einzelnen Kategorien leicht zu finden sind – da zieht man sich auch mal den Unmut der Grafikerin zu…. Aber Sie kommen bei uns immer an erster Stelle!
Foto Christine Unterseer – Ticketing & Kundenbetreuung © Mariella Weiss
Was den Flyer betrifft, gilt natürlich auch für die Webseite – manchmal schleicht sich ein Fehler ein, egal, wieviel Menschen drüber geschaut haben – und dann klingelt das Telefon im Ticketing. In diese Position ist sowieso jede Menge PC-Verständnis gefragt, denn jede einzelne Veranstaltung muss im System angelegt werden, mit Spielstätte, spezifischen Preislisten für jede Veranstaltung, den entsprechenden technischen Sperrungen für Rollstuhlplätze, Feuerwehr, Theaterarzt und Sanitäter. Beim Musical braucht die Technik einige Sitzplätze im Saal…. usw. usw.
Apropos Sitzplätze: Sie wissen ja, Förderer sein lohnt sich unbedingt, denn Sie werden nicht nur früher über das laufende Programm unterrichtet, sondern können auch Ihren bevorzugten Sitzplatz früher buchen. Das Ticketing führt Sie auf einer besonderen Liste, damit Sie immer rechtzeitig informiert sind und natürlich werden auch unsere Sponsoren, die eine tragende Rolle in unserem Festival spielen, vom Ticketing ganz besonders betreut.
Und dann geht es endlich los: Notizbuch parat, Spielplan am Tisch, ran an die Telefone. Wir freuen uns über jeden Kunden und jede Kundin, manche Fragen sind leicht zu beantworten, bei anderen ist schnelles Denken gefragt, nebenbei alle Angaben notieren, im PC nachschauen, wie es zum Wunschdatum aussieht, Kunden beraten, Auskunft über die Vorstellung geben, die Auffahrt mit dem Shuttlebus erklären, auf Ausnahmefälle eingehen, wenn jemand seine Karten entgegen der Richtlinien doch stornieren will (geht leider nicht), umbuchen muss oder andere Fragen hat.
Dann gilt es, die Reservierung auf Ihren Namen anzulegen, damit wir Sie im System wiederfinden, wenn Sie die Karten vergessen oder verlegt haben. Wenn Sie den Ticketpreis dann überwiesen haben, werden die Karten ausgedruckt und verschickt. Und wenn Sie hinterher noch ins Sternenzelt wollen, dann ist auch die mitgebuchte Buffetkarte oder der Verzehrgutschein dabei…
Foto – Gerti Fegl – Ticketing & Kundenbetreuung © Mariella Weiss
Bei den Veranstaltungen selbst ist immer jemand vom Ticketing schon lange vor der Ankunft des ersten Busses auf dem Hügel, kontrolliert, ob alle Stühle (die am Vorabend vielleicht herausgenommen wurden), wieder richtig nummeriert eingebaut sind, ob die Rollstuhlplätze ausgebaut sind, ob eventuell die Galerie gesperrt ist, weil dort für diese Veranstaltung Technik sitzen muss usw. Die Plätze im Sternenzelt wurden schon am Vortag eingeteilt (wer sitzt wo, damit es nach der Vorstellung zügig losgehen kann), wer macht die Abendkasse, wer hilft beim Einlass, wer macht den Innendienst und wer hat Außendienst und hilft bei allen Notfällen, hat Regenschirme parat, wenn es in der Pause oder auf dem Weg zum Sternenzelt regnet, kontrolliert, dass für die Pause auch noch genug Programme da sind …
Und wenn die Vorstellung aus ist, dann geht jemand vom Ticketing durch den Saal, sammelt alle Fundstücke ein (und es gibt immer etwas, was vergessen wird…), hilft beim Einweisen im Sternenzelt und kümmert sich um unsere VIPs.
Während des Festivals sind freie Tage im Ticketing Mangelware, aber alle sind mit Feuereifer dabei und freuen sich, wenn nach der Vorstellung das direkte Feedback vom Publikum (fast) immer sehr positiv ausfällt.
Liebe Opernfreunde, liebe Opernfreundinnen, dies ist nur ein klitzekleiner Einblick in das, was alles geschehen muss, damit Sie einen herrlich unbeschwerten Opernabend genießen können – Licht, Technik, Maske, Garderobiere usw. usw. habe ich noch gar nicht erwähnt…
Foto – Andrea Schiller, Ticketing & Kundenbetreuung © Mariella Weiss
Es ist uns eine Freude und Ehre, Ihnen einen wunderbaren Abend zu bescheren, und wenn dann doch ganz selten mal etwas schiefgeht, seien Sie nachsichtig, wie alle Menschen machen auch wir Fehler.
Freuen Sie sich mit uns auf erfolgreiche Dernièren und ein wie immer grandioses Finale Grande! Ein letztes Mal für diese Saison kommen alle noch einmal zusammen, Chor, Solisten und Orchester. Wir feiern mit Ihnen eine erfolgreiche Saison. Kenner wissen es auch schon – was den Wiener Philharmonikern am 1. Januar der Radetzkymarsch, ist den Immlingern das „Libiamo ne’ lieti calici“ aus La Traviata, dass uns alle beschwingt nach Hause oder zur rauschenden „After Party“ ins Zelt entlässt.
In diesem Sinne – genießen Sie das letzte Wochenende für diese Saison auf dem Hügel!
Herzlichst wie immer
Ihre Christiane Berker
Foto – Alexandra Ayoub, Ticketing & Kundenbetreuung © Mariella Weiss
